Organiser votre Journée Portes Ouvertes

Une journée portes ouvertes est une excellente occasion de présenter votre structure, de renforcer vos liens avec votre public et de susciter de nouveaux contacts. Pour garantir son succès, une organisation rigoureuse est essentielle. Voici les étapes clés, accompagnées de l’expertise de S’Consult Events, pour orchestrer un événement à la hauteur de vos ambitions.

Atelier enfant lors d'une porte ouverte

1. Définir les objectifs de l’événement

Avant toute chose, posez-vous les bonnes questions : pourquoi organisez-vous cette journée ? Il peut s’agir de :

• faire connaître votre activité ou vos services,

• séduire de nouveaux clients ou partenaires,

• développer votre notoriété dans un secteur ou une région,

• créer un lien de proximité avec votre communauté.

Chez S’Consult Events, nous vous aidons à clarifier vos objectifs pour structurer l’événement autour de votre message.

2. Fixer une date et un lieu cohérents

Choisissez une date stratégique qui maximise les chances de participation. Préférez un jour de semaine (comme le jeudi ou le vendredi) ou un samedi matin selon votre cible. Évitez les vacances scolaires et jours fériés.

Le lieu doit refléter votre identité : dans vos propres locaux si vous souhaitez montrer vos coulisses, ou dans un lieu extérieur si vous cherchez à marquer les esprits. S’Consult Events peut vous accompagner dans la recherche ou la mise en valeur de l’espace retenu.

3. Identifier les publics cibles

À qui s’adresse votre journée portes ouvertes ? Clients, partenaires, fournisseurs, institutions, habitants du quartier, familles… Il est essentiel de définir vos cibles pour adapter l’accueil, la communication et les animations. Nous vous aidons à créer des parcours visiteurs pertinents et personnalisés.

4. Concevoir un programme dynamique

Un bon programme permet d’attirer et de retenir l’attention des visiteurs. Il peut inclure :

• des visites guidées,

• des démonstrations ou essais produits,

• des ateliers participatifs,

• des temps d’échange avec vos équipes,

• des animations festives ou ludiques.

Grâce à son réseau de prestataires, S’Consult Events vous propose des animations sur-mesure, qu’elles soient pédagogiques, immersives ou tout simplement divertissantes.

5. Mobiliser vos équipes

Vos collaborateurs sont les meilleurs ambassadeurs de votre structure. Informez-les en amont, impliquez-les dans l’accueil, l’animation ou la logistique. Ils joueront un rôle clé dans la qualité de l’expérience visiteurs. Nous pouvons également vous aider à former vos équipes à l’accueil événementiel.

6. Mettre en place une stratégie de communication

Annoncez l’événement via plusieurs canaux : réseaux sociaux, emailing, affichage local, relations presse, etc. Prévoyez aussi des rappels à J-7 et J-1. Le jour J, partagez des temps forts sur vos réseaux. Et après l’événement, pensez à remercier vos visiteurs et à valoriser les retours d’expérience.

S’Consult Events peut vous accompagner ou vous conseiller dans l’élaboration et la diffusion de vos supports de communication.

7. Prévoir un dispositif logistique adapté

Signalétique, stationnement, accès PMR, gestion des flux, accueil, sonorisation, sécurité, restauration… la réussite d’une journée portes ouvertes repose sur une logistique fluide. Nos chefs de projet veillent à chaque détail pour garantir une expérience sans accroc, pour vous comme pour vos visiteurs.

8. Évaluer les retombées de l’événement

Après l’événement, il est essentiel d’en mesurer les résultats : nombre de visiteurs, contacts établis, retours qualitatifs, visibilité générée. Cela permet d’ajuster vos prochaines actions. S’Consult Events peut également vous aider à analyser les données recueillies pour améliorer vos futurs événements.

Besoin d’un coup de main pour organiser votre journée portes ouvertes ?

De la conception à la coordination sur le terrain, S’Consult Events vous accompagne avec professionnalisme, créativité et réactivité. Faites appel à notre savoir-faire pour concevoir une journée qui vous ressemble… et qui marquera les esprits.

FAQ

Est-ce que S’Consult Events peut s’occuper de l’événement de A à Z ?

Oui, nous proposons un accompagnement complet : conception, animation, logistique, communication… Vous pouvez vous concentrer sur vos invités, on s’occupe du reste.

Peut-on faire appel à vous même si on a déjà des idées ou des prestataires ?

Absolument. Nous intervenons aussi en renfort ou en coordination avec vos partenaires habituels.

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une journée portes ouvertes ?

Idéalement 6 à 8 semaines à l’avance, mais nous savons aussi travailler dans des délais plus courts selon les cas.

Est-ce que vous intervenez dans toute la France ?

Oui, nos équipes peuvent organiser des événements partout en France, en s'appuyant sur un réseau de prestataires locaux qualifiés.

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