Logistique événementielle : pourquoi elle fait toute la différence le jour J
Le public voit une salle prête, des stands installés, une scène éclairée, un buffet dressé et des animations qui s'enchaînent.
Il ne voit généralement pas tout ce qui s'est passé avant.
Les camions qui sont arrivés à des horaires différents.Le matériel qu'il a fallu décharger.Les centaines de mètres de câbles à installer.Les prestataires à coordonner.Le matériel à stocker.Les accès à organiser.Les contraintes du lieu à respecter.
C'est pourtant cette partie invisible qui permet à l'événement de fonctionner.
La logistique événementielle est rarement remarquée lorsqu'elle est bien réalisée. En revanche, un seul problème logistique peut rapidement devenir visible de tous.
La logistique commence bien avant le jour J
Une erreur fréquente consiste à considérer la logistique comme une étape qui intervient une fois que l'événement est conçu.
En réalité, elle doit être intégrée dès la conception.
Le choix du lieu, par exemple, dépend aussi de sa capacité à accueillir les différents flux :
véhicules ;
fournisseurs ;
matériel ;
participants ;
artistes ;
traiteurs ;
équipes techniques.
Un lieu peut être magnifique et parfaitement adapté à l'image recherchée, mais devenir beaucoup plus compliqué à exploiter si les accès sont trop étroits, si les horaires de livraison sont limités ou si aucune zone de stockage n'est disponible.
La logistique doit donc faire partie des critères de choix du lieu, et pas être traitée après coup.
1. Cartographier tous les flux
Avant de faire entrer le premier camion, il faut savoir ce qui va circuler et où.
Sur un événement professionnel, cela peut représenter beaucoup de monde et beaucoup de matériel.
Il faut notamment identifier :
les accès fournisseurs ;
les accès visiteurs ;
les zones de déchargement ;
les zones de stockage ;
les espaces techniques ;
les accès secours ;
les zones de stationnement ;
les circulations du personnel ;
les accès des artistes et intervenants.
Ces flux ne doivent pas nécessairement se croiser.
Un camion qui doit livrer du matériel n'a rien à faire au milieu des invités.
De la même manière, un artiste qui arrive pour sa prestation doit pouvoir accéder à son espace sans traverser toute la zone publique avec ses équipements.
Cela paraît évident.
Pourtant, c'est précisément le genre de détail qui devient problématique lorsqu'il n'a pas été anticipé.
2. Organiser les livraisons
Sur un événement important, les livraisons arrivent rarement toutes en même temps.
Et heureusement.
Imaginez une salle qui doit recevoir :
le mobilier ;
la décoration ;
la technique ;
le matériel des exposants ;
le matériel du traiteur ;
les boissons ;
les structures ;
les animations ;
les cadeaux ou documents destinés aux participants.
Si tout le monde arrive à la même heure, le problème n'est plus la livraison.
C'est l'embouteillage.
Il faut donc établir un planning de livraison précis, avec :
un horaire ;
un interlocuteur ;
un véhicule ;
une zone de déchargement ;
un temps estimé ;
une destination du matériel.
Cela permet également d'éviter que plusieurs prestataires attendent inutilement leur tour.
3. Penser à l'installation dans le bon ordre
Tous les prestataires ne peuvent pas installer leur matériel simultanément.
Il existe souvent un véritable ordre logique.
Par exemple :
livraison → implantation → structures → technique → mobilier → décoration → restauration → finitions
L'ordre varie évidemment selon l'événement.
Mais il faut toujours se poser la question :
« Qu'est-ce qui doit être installé avant quoi ? »
Installer une décoration avant le passage des équipes techniques peut obliger à la déplacer.
Installer du mobilier avant de terminer certains câblages peut ralentir le montage.
Installer un buffet avant que les derniers travaux techniques soient terminés peut également poser problème.
La logistique, c'est donc aussi penser en trois dimensions et dans le temps.
4. Le matériel doit avoir une place avant même d'arriver
Un camion qui arrive sur site n'est pas une solution de stockage.
Cela semble évident, mais c'est un point souvent sous-estimé.
Lorsque plusieurs prestataires travaillent sur un même événement, il faut savoir où chaque matériel sera déposé.
Cela concerne aussi bien :
les cartons ;
les flight-cases ;
les structures ;
les éléments de décoration ;
le mobilier ;
les consommables ;
les emballages ;
les équipements techniques.
Un espace de stockage bien identifié permet de garder les espaces visibles propres et surtout de maintenir les circulations dégagées.
Cela facilite également le démontage.
5. La technique est un sujet logistique à part entière
La technique événementielle ne consiste pas seulement à choisir une enceinte ou un écran.
Il faut aussi acheminer, installer, alimenter, sécuriser puis démonter tout ce matériel.
Une prestation technique peut représenter :
des dizaines ou centaines de mètres de câbles ;
des enceintes ;
des pieds ou structures ;
des écrans ;
des vidéoprojecteurs ;
des retours vidéo ;
des micros ;
de l'éclairage ;
une régie ;
des ponts ou structures ;
des alimentations électriques.
Et tout cela doit trouver sa place.
Sur certains événements, quelques centaines de mètres de câble peuvent être nécessaires pour sonoriser correctement un espace ou un parcours.
La question n'est donc pas uniquement :
« De quel matériel avons-nous besoin ? »
Mais également :
« Comment allons-nous l'acheminer, l'installer, l'alimenter et le faire disparaître une fois l'événement terminé ? »
6. Coordonner les prestataires
Un événement peut réunir de nombreux intervenants :
traiteur ;
technicien ;
décorateur ;
animateur ;
artiste ;
photographe ;
sécurité ;
hôtesses et hôtes ;
mobilier ;
transporteur ;
lieu d'accueil.
Chacun connaît son métier.
Mais chacun ne connaît pas nécessairement les contraintes des autres.
C'est là que la coordination devient essentielle.
Le traiteur a besoin de connaître ses accès.
Le technicien doit savoir quand il peut monter.
Le décorateur doit savoir quand les espaces sont disponibles.
L'artiste doit connaître son horaire d'arrivée et son accès.
Le prestataire sécurité doit savoir comment les flux sont organisés.
Quelqu'un doit donc avoir une vision d'ensemble.
7. Le rôle du régisseur dans la logistique événementielle
C'est notamment pour cela que le régisseur peut devenir un véritable chef d'orchestre sur certains événements.
Son rôle n'est pas de tout faire lui-même.
Il s'assure que chacun peut faire son travail dans les bonnes conditions.
Il coordonne les différents intervenants, vérifie l'avancement, règle les problèmes opérationnels et fait le lien entre le client, le lieu et les prestataires.
Il travaille souvent dans l'ombre.
Et c'est plutôt bon signe.
Le participant ne doit pas avoir conscience de toute cette mécanique.
Pour aller plus loin sur ce sujet, nous avons consacré un article au rôle du régisseur dans un événement réussi.
8. Prévoir les imprévus
Même avec un planning parfaitement préparé, il faut toujours prévoir une marge.
Un camion peut avoir du retard.
Un accès peut être momentanément bloqué.
Un matériel peut manquer.
Un branchement peut ne pas être disponible comme prévu.
Un prestataire peut arriver plus tard.
La bonne organisation consiste donc aussi à prévoir des solutions de secours.
Dans l'événementiel, il existe d'ailleurs une règle assez simple :
si vous avez besoin d'un élément indispensable et que vous n'avez prévu aucune solution de remplacement, vous prenez un risque.
Cela peut aller d'un câble ou d'une multiprise à un matériel technique complet selon l'importance de l'événement.
L'expérience permet notamment de savoir quels sont les petits éléments qui peuvent sauver une journée.
9. Ne pas oublier le démontage
C'est probablement l'un des grands oubliés de la logistique événementielle.
Le public quitte l'événement.
Pour lui, c'est terminé.
Pour l'organisation, pas forcément.
Il faut encore :
démonter ;
ranger ;
trier ;
reconditionner ;
charger ;
nettoyer ;
évacuer les déchets ;
restituer le lieu.
Et là encore, l'ordre est important.
Certains prestataires peuvent partir immédiatement.
D'autres doivent attendre que leur matériel soit démonté ou que d'autres équipes aient terminé leur intervention.
Le démontage doit donc être prévu dès la conception du montage.
10. Une bonne logistique doit aussi être discrète
Le meilleur compliment que l'on puisse faire à une équipe logistique est parfois :
« On n'a rien vu. »
Les participants ne doivent pas nécessairement voir les livraisons.
Ils ne doivent pas assister au déplacement des flight-cases.
Ils ne doivent pas avoir à contourner du matériel.
Ils ne doivent pas se retrouver face à une zone technique mal rangée.
Ils doivent simplement avoir l'impression que tout est à sa place.
C'est justement ce qui distingue une organisation maîtrisée d'une organisation improvisée.
Une logistique différente selon chaque événement
Il n'existe pas une méthode unique applicable à tous les événements.
Une soirée d'entreprise, un séminaire, un salon professionnel, un congrès, une inauguration ou un grand rassemblement n'ont pas les mêmes contraintes.
Le nombre de participants, le lieu, la durée, les prestataires, les horaires et les installations nécessaires modifient complètement la logistique.
C'est pourquoi elle doit être pensée à partir du projet réel.
Une petite soirée peut parfois être plus complexe logistiquement qu'un événement beaucoup plus important si le lieu présente des contraintes particulières.
La logistique, c'est aussi anticiper ce que personne ne voit
C'est probablement ce qui caractérise le mieux ce métier.
Une grande partie du travail logistique consiste à se poser des questions avant qu'elles ne deviennent des problèmes.
Où arrive le camion ?
Où dépose-t-il son matériel ?
Qui ouvre la porte ?
Qui accueille le prestataire ?
Où stocke-t-on les emballages ?
Comment fait-on passer les câbles ?
Que se passe-t-il si le montage prend une heure de retard ?
Comment évacue-t-on le matériel après l'événement ?
Qui est le dernier à partir ?
Ces questions peuvent sembler très terre à terre.
Elles sont pourtant essentielles.
Parce qu'un événement réussi repose rarement sur une seule grande idée.
Il repose sur des centaines de détails correctement anticipés.
Faire appel à un professionnel pour coordonner la logistique
Lorsque plusieurs prestataires interviennent, le rôle de l'organisateur ne consiste pas simplement à les mettre en relation.
Il faut également s'assurer que leurs interventions sont compatibles, que les horaires tiennent et que chacun dispose des bonnes informations.
C'est là que l'accompagnement d'une agence événementielle prend tout son sens.
Chez S'Consult Events, nous pouvons assurer la conception de votre événement mais également coordonner les différents intervenants, la technique, la logistique et la régie lorsque le projet le nécessite.
L'objectif reste le même : vous permettre d'avoir un seul interlocuteur et de profiter de votre événement sans devoir gérer chaque détail opérationnel.
Votre prochain événement nécessite une vraie organisation logistique ?
Salon professionnel, congrès, séminaire, soirée d'entreprise, inauguration ou grand rassemblement : parlons de votre projet et de ses contraintes avant de parler de solutions.
Une bonne logistique commence toujours par une bonne préparation.
Commentaires