Comment organiser un congrès professionnel ? Les étapes clés à ne pas oublier
Organiser un congrès professionnel ne consiste pas simplement à trouver une salle suffisamment grande et à réserver un traiteur.
Un congrès rassemble souvent plusieurs dizaines, centaines, voire milliers de participants. Il faut accueillir, orienter, informer, faire intervenir des professionnels, assurer la qualité des prises de parole, gérer la technique, la restauration, parfois l'hébergement et surtout faire fonctionner l'ensemble sans que les participants aient à se préoccuper de l'organisation.
C'est précisément là que se trouve la difficulté.
Un congrès réussi est avant tout un événement parfaitement coordonné.
Chez S'Consult Events, nous accompagnons les entreprises, organisations et institutions dans l'organisation de leurs événements professionnels dans les Ardennes, la Marne, le Grand Est et au-delà.
Voici les principales étapes à anticiper pour organiser un congrès professionnel.
Définir l'objectif du congrès
Avant de chercher un lieu ou de demander des devis, il faut commencer par une question simple :
Pourquoi organisez-vous ce congrès ?
Présenter les résultats d'une organisation ?
Réunir des professionnels autour d'une thématique ?
Présenter des innovations ?
Former les participants ?
Faire intervenir des experts ?
Créer des rencontres entre professionnels ?
Un congrès peut poursuivre plusieurs objectifs, mais il est important de déterminer ce que les participants doivent retenir de leur journée.
Cette réflexion va ensuite influencer le programme, le choix du lieu, les intervenants, la scénographie et même la technique.
Déterminer le nombre de participants
Le nombre de participants est évidemment déterminant.
Mais il ne suffit pas de connaître le nombre d'inscrits.
Il faut également réfléchir à la manière dont ils vont circuler et utiliser les espaces.
Un congrès de 500 personnes nécessite par exemple de prévoir :
une salle plénière adaptée ;
des espaces d'accueil ;
une zone d'émargement ou de contrôle des inscriptions ;
des espaces de pause ;
des sanitaires suffisants ;
des espaces de restauration ;
des zones techniques ;
éventuellement des salles pour des ateliers ou réunions parallèles.
Le nombre de participants conditionne également les besoins en personnel, en sécurité, en restauration et en technique.
Plus le congrès grandit, plus la logistique devient un véritable sujet d'organisation.
Choisir le lieu adapté à votre congrès
Le lieu doit évidemment pouvoir accueillir tous les participants.
Mais la capacité n'est qu'un des critères.
Il faut également vérifier :
l'accessibilité ;
les possibilités de stationnement ;
les transports ;
les espaces de restauration ;
les possibilités techniques ;
les accès pour les prestataires ;
les horaires d'installation et de démontage ;
les espaces pour les intervenants ;
les possibilités d'hébergement à proximité ;
les contraintes de sécurité.
Dans les Ardennes, à Reims ou plus largement dans le Grand Est, nous pouvons également rechercher des lieux qui donnent une véritable identité au congrès.
Un événement professionnel n'est pas obligé de se dérouler dans une salle de conférence sans caractère.
Le lieu peut lui-même participer à l'expérience du participant.
Construire un programme qui maintient l'attention
Un congrès peut rapidement devenir une succession de présentations et de PowerPoint.
Et c'est probablement l'une des meilleures façons de perdre son public.
Les prises de parole doivent être préparées et surtout rythmées.
Une intervention courte et bien construite sera souvent plus efficace qu'un long discours.
Il est également possible d'alterner :
conférences ;
tables rondes ;
témoignages ;
vidéos ;
démonstrations ;
interventions courtes ;
échanges avec le public ;
quiz ou votes ;
animations ;
temps de networking.
L'objectif n'est pas de transformer le congrès en spectacle.
Il s'agit simplement de créer du rythme et de maintenir l'attention des participants.
👉 À ce sujet, nous avons consacré un article à une question essentielle : comment éviter que les participants décrochent pendant une convention ?
Préparer les interventions et les intervenants
Un bon intervenant ne suffit pas toujours à garantir une bonne intervention.
Il faut également préparer son arrivée, son contenu et ses conditions techniques.
Qui accueille l'intervenant ?
Qui lui indique son ordre de passage ?
Qui vérifie sa présentation ?
Qui lance sa vidéo ?
Qui lui remet son micro ?
Qui lui indique qu'il lui reste quelques minutes ?
Qui gère le changement d'intervenant ?
Toutes ces questions doivent avoir une réponse avant le jour du congrès.
C'est également pour cette raison qu'un maître de cérémonie ou un présentateur peut être particulièrement utile.
Il assure les transitions, présente les intervenants et contribue à maintenir le rythme général du programme.
Ne pas sous-estimer la technique événementielle
Sur un petit événement, une installation technique simple peut parfois suffire.
Sur un congrès, les besoins peuvent rapidement devenir beaucoup plus importants.
Sonorisation de la salle.
Microphones.
Retours vidéo.
Écrans.
Régie vidéo.
Éclairage.
Présentation PowerPoint.
Diffusion de vidéos.
Captation.
Streaming.
Enregistrement des interventions.
La technique doit être dimensionnée en fonction du nombre de participants, de la configuration du lieu et du programme.
Une mauvaise sonorisation, une vidéo qui ne démarre pas ou une présentation illisible sur un écran peuvent suffire à casser le rythme d'une intervention.
La technique doit donc être pensée comme une composante de l'expérience et non comme une simple prestation supplémentaire.
Prévoir une véritable régie événementielle
Plus le congrès est important, plus la coordination devient essentielle.
Le régisseur événementiel est présent sur le terrain pour coordonner les différents intervenants et prestataires.
Il peut notamment :
accueillir les prestataires ;
contrôler les installations ;
coordonner les horaires ;
suivre le déroulé ;
gérer les imprévus ;
assurer le lien avec le lieu ;
coordonner la restauration ;
accompagner les intervenants ;
superviser le démontage.
Son rôle est également de résoudre certains problèmes sans perturber le participant.
C'est toute la différence entre une organisation visible et une organisation maîtrisée.
Organiser l'accueil et les flux de participants
Un congrès commence dès l'arrivée des participants.
Un participant qui ne sait pas où se garer, où récupérer son badge ou dans quelle salle il doit se rendre commence son expérience avec une mauvaise impression.
L'accueil doit donc être pensé dans les moindres détails.
Signalétique.
Badges.
Émargement.
Accueil physique.
Orientation.
Vestiaire.
Informations pratiques.
Accès aux différentes salles.
Les flux doivent également être anticipés lors des pauses et des repas.
Avec plusieurs centaines de personnes, quelques minutes peuvent suffire pour créer un véritable bouchon.
Prévoir la restauration
La restauration représente souvent une part importante du budget d'un congrès.
Mais elle représente surtout un véritable enjeu logistique.
Un café d'accueil n'a pas les mêmes contraintes qu'un déjeuner pour 800 personnes.
Il faut prévoir :
le nombre de convives ;
les horaires ;
le temps disponible ;
les espaces ;
les régimes alimentaires ;
le personnel nécessaire ;
les accès du traiteur ;
les installations techniques ;
le débarrassage.
Le format choisi doit également être cohérent avec le programme.
Un déjeuner assis prend davantage de temps qu'un cocktail déjeunatoire.
À l'inverse, un cocktail permet davantage de circulation et d'échanges.
Et si les participants viennent de loin ?
Pour un congrès régional ou national, la question de l'hébergement peut rapidement se poser.
Il faut alors identifier les capacités hôtelières disponibles à proximité et anticiper les besoins des participants, mais également ceux des intervenants et éventuellement des VIP.
À Reims, dans les Ardennes ou en Belgique, le choix du lieu peut être directement lié à cette capacité d'hébergement.
Pour un congrès résidentiel, cette réflexion doit évidemment être menée dès la conception du projet.
Penser à la sécurité et à l'accessibilité
Plus le nombre de participants augmente, plus les obligations et contraintes peuvent évoluer.
La sécurité doit être étudiée en fonction du lieu, du nombre de personnes et du format de l'événement.
Il faut également intégrer l'accessibilité des personnes en situation de handicap dès la conception.
Accès au bâtiment.
Circulation.
Sanitaires.
Places réservées.
Signalétique.
Sonorisation.
Boucle à induction si nécessaire.
L'accessibilité ne doit pas être une réflexion ajoutée quelques jours avant le congrès.
Elle fait partie de la conception de l'événement.
👉 Nous avons également consacré un article aux règles de sécurité d'un événement.
Prévoir le budget d'un congrès professionnel
Il est difficile de donner un prix unique pour l'organisation d'un congrès.
Le budget dépend notamment :
du nombre de participants ;
du lieu ;
de la durée ;
de la technique ;
des intervenants ;
de la restauration ;
de l'hébergement ;
de la scénographie ;
de la sécurité ;
de la régie ;
de la captation ;
des animations ;
des transports.
Certains postes peuvent sembler secondaires lors de la première estimation et pourtant représenter plusieurs milliers d'euros une fois additionnés.
C'est pourquoi nous recommandons de construire le budget en intégrant l'ensemble des besoins du congrès, et pas uniquement la location de la salle et le traiteur.
👉 À lire également : Combien coûte une convention d'entreprise ?
Même si convention et congrès ne sont pas exactement le même format, cet article permet de mieux comprendre les différents postes qui peuvent faire évoluer le budget d'un événement professionnel.
Congrès des maires, congrès des sapeurs-pompiers : chaque format possède ses contraintes
Tous les congrès ne se ressemblent pas.
Un congrès institutionnel, un congrès professionnel, un congrès associatif ou un événement réunissant des représentants d'une profession peuvent avoir des besoins très différents.
Certains nécessitent de nombreuses prises de parole.
D'autres vont intégrer des stands, des expositions ou des démonstrations.
Certains auront besoin d'ateliers parallèles.
D'autres privilégieront une grande plénière.
C'est notamment le cas de formats tels que les congrès des maires ou les congrès des sapeurs-pompiers, qui peuvent associer conférences, rencontres, stands, démonstrations et moments de convivialité.
Le format doit donc être conçu à partir du public et des objectifs.
Organiser un congrès : penser au participant avant de penser au programme
C'est probablement l'un des meilleurs réflexes à adopter.
Mettez-vous à la place du participant.
Que voit-il en arrivant ?
Combien de temps attend-il ?
Comprend-il facilement où aller ?
Entend-il correctement les intervenants ?
Voit-il les écrans ?
A-t-il suffisamment de temps pour échanger ?
Que fait-il pendant les pauses ?
Comment termine-t-il sa journée ?
Toutes ces questions permettent de détecter des problèmes que l'organisateur ne voit pas toujours lorsqu'il reste concentré sur le programme.
Un congrès réussi est un événement dans lequel le participant ne pense pas à la logistique parce que celle-ci fonctionne.
Un congrès réussi repose sur une organisation invisible
C'est finalement toute la difficulté du métier d'organisateur événementiel.
Le participant voit la scène.
Les intervenants.
Les écrans.
Le buffet.
Les animations.
Mais il ne voit pas nécessairement les heures de préparation qui ont permis à tout cela de fonctionner.
Repérage.
Plans.
Briefings.
Conducteurs.
Coordination.
Prestataires.
Technique.
Sécurité.
Régie.
Anticipation des imprévus.
C'est ce travail de l'ombre qui permet de créer une expérience fluide le jour J.
Chez S'Consult Events, nous pouvons intervenir sur une partie de votre projet ou prendre en charge la conception et la coordination globale de votre congrès professionnel.
Dans les Ardennes, à Reims, dans la Marne, le Grand Est, en Belgique ou au Luxembourg, nous construisons chaque événement à partir de vos objectifs, de vos participants et de votre budget.
Vous préparez un congrès professionnel ?
Vous avez déjà le lieu, les participants et le programme ?
Ou seulement une idée ?
Nous pouvons vous accompagner dès les premières réflexions pour définir le format, identifier les besoins techniques et logistiques, sélectionner les prestataires et coordonner l'ensemble jusqu'au démontage.
Vous préparez un congrès professionnel ? Parlons de votre projet et construisons ensemble une organisation à la hauteur de vos participants.
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