Située dans le département des Ardennes , Charleville-Mézières est une commune française en plein développement économique de nombreux événements comme de nombreux festivals réputés nationalement ou internationnellement tel que que le Cabaret Vert, le Festival Mondial des Théâtres de Marionnettes, le Festival des Confréries mais aussi de nombreux événements d’entreprise, etc. Ceci est dû à son environnement propice à quelques kilomètres des frontières de la Belgique et du Luxembourg et proche des axes de transports., mais aussi, et surtout à la disponibilité de notre agence événementielle. Ainsi, de nombreuses personnes viennent pour y organiser leurs différentes manifestations, en se faisant aider par S'Consult Events. Quelles sont donc les principales missions d’une agence événementielle à Charleville-Mézières ?
La conceptualisation
Lorsque vous faites appel à une agence événementielle pour une manifestation, l’une de ses premières missions est de conceptualiser l’événement. Cette étape consiste à énoncer les bases du processus de mise en place de la manifestation et nécessite une attention particulière. Pour cela, l’agence travaille en commun accord avec vous afin de bien cerner votre vision et vous apporter satisfaction. Les discussions tournent généralement autour de vos objectifs, vos besoins et l’ambiance que vous voulez obtenir. Bien évidemment, tout ceci tient compte du thème de l’événement.
En guise d’exemple, pour la mise en place d’un team building à Charleville-Mézières, nous vous proposerons les meilleures activités que vous pourrez réaliser. Il peut s’agir de randonnées, de laser games, de balades à cheval, de chasses au trésor, etc., ou vous tourner vers plusieurs autres comme les ateliers de cuisine, de cosmétique, floraux… Dans tous les cas, notre agence vous donnera des conseils avisés pour trouver celles qui vous conviennent.
La recherche de lieux
Le choix du lieu est d’une grande importance pour la réussite d’un événement, quel qu’il soit, car de lui dépend l’ambiance de la fête. À cet effet, en vous tournant vers notre agence événementielle dans les Ardennes, nous nous s’occuperons d’effectuer les recherches à votre place afin de trouver ce qui vous convient le mieux. En plus, cela ne prendra pas de temps additionnel, car nous disposons déjà d’un carnet d’adresses bien rempli. Nous tiendrons compte de votre budget pour vous faire plusieurs propositions et ensemble vous ferez un choix définitif.
Généralement, nous allons visiter ensemble les sites présélectionnés. Ainsi, vous pourrez déjà faire quelques projections en tenant compte de tout ce qu’il y a à mettre en place. Par ailleurs, une fois que vous aurez effectué votre choix final, l’agence se charge des démarches relatives à la réservation du lieu. Il est important de le faire au plus vite pour que celui-ci ne soit pas déjà occupé à la date que vous souhaitez.
La gestion opérationnelle
Après le choix du lieu, S'Consult Events procède à la gestion des détails importants concernant l’événement. Tout d’abord, nous nous occupons de la coordination de l’intervention des prestataires choisis. Il s’agit entre autres des techniciens, des professionnels traiteurs, des artistes, etc.
Par ailleurs, S'Consult Events peut aussi prendre en charge l’organisation du transport des invités depuis leur lieu d’origine jusqu’au lieu de la manifestation. Ils peuvent se déplacer en voiture, en train, en bus, etc. Tout dépend de leurs préférences. Enfin, nous nous occuperons de la planification du timing pour que tout se déroule comme il se doit le jour de l’événement. Pour cela, nous établissons un horaire détaillé, coordonnons les transitions entre les différentes phases et gèrons les éventuels problèmes de retard et les imprévus.
La mise en œuvre
Notre agence événementielle dans le Grand-Est se charge également de la mise en œuvre de votre projet en tenant compte du thème et concept préétabli. C’est à cette étape que sont créés les effets visuels et matériels indispensables à la réalisation de votre vision. Ceux-ci impliquent d’établir un plan clair et précis en ce qui concerne la scénographie, la décoration et bien d’autres. Il faut préciser que tout ceci est fait de façon à refléter fidèlement le thème et l’objectif de l’événement.
Il faut dire que dans les Ardennes l'authenticité, le terroir, mais aussi le glamour et l’élégance sont souvent recherchés. Ainsi, avec sa créativité et son expérience, l’agence peut mettre en place des décors sophistiqués. Elle saura choisir des couleurs raffinées et tiendra compte des détails, même les moindres. Bien évidemment, avant qu’elle ne mette en œuvre tout cela, il faut que vous validiez le plan. Par ailleurs, il peut arriver que l’agence soit en manque de ressources. Dans ces conditions, elle peut faire appel à des fournisseurs externes.
La gestion budgétaire
En matière d’organisation événementielle, la question du budget est l’une des choses les plus importantes à prendre en compte. Et lorsque vous n’êtes pas en collaboration avec des experts, vous pouvez rapidement excéder ce que vous avez prévu. Dans le pire des cas, votre argent n’arrive pas à couvrir toutes les dépenses liées à l’événement. À cet effet, une agence événementielle à Charleville-Mézières saura vous aider à réaliser une bonne gestion pour une manifestation dans cette région. Elle peut vous trouver les tarifs les plus avantageux en ce qui concerne le lieu, les prestataires, etc.
Au fur et à mesure que vous avancez dans l’organisation, l’agence événementielle prend en charge le suivi des dépenses. Mais ce n’est pas tout, elle effectue également l’actualisation régulière du budget pour être plus judicieuse dans les choix à venir. Bien évidemment, tout est fait avec votre accord. Vous êtes constamment informé de l’état financier, et ceci, de façon ponctuelle.
Par ailleurs, il peut arriver que le budget soit dépassé, ce qui est très rare lorsque vous avez affaire à des professionnels. Mais, si éventuellement cela arrivait, l’agence travaillera en étroite collaboration avec vous pour trouver des solutions afin d’atténuer les coûts restants.
L’hygiène et la sécurité
La propreté et l’hygiène sont impératives sur le lieu de l’événement pour de nombreuses raisons. Elles permettent d’augmenter la sécurité, mais favorisent également le confort et le bien-être des invités. Pour cela, l’agence événementielle s’assure que les installations sanitaires soient suffisantes pour accueillir tout le monde tout au long de l’événement. Mais ce n’est pas tout, la sécurité est également prise en compte. Par exemple, les opérations de restauration sont prémunies contre :
Les risques de brûlure;
Les coupures;
Les glissades, etc.
Le marketing et la promotion
En collaboration avec des agences de communication de Charleville-Mézières et des Ardennes, nous leur confierons pour vous cette partie de haute importance pour la réussite de votre événement.
Si pour les mariages, baptêmes, EVJF et autres le nombre de participants est limité, pour les événements d’entreprise, ce n’est généralement pas le cas. En effet, l’un des critères qui définissent la réussite de ce type d’événements est le taux de participation par le public cible. Pour cela, le marketing et la promotion sont indispensables. C’est une tâche qu’une agence événementielle à Charleville-Mézières assure convenablement. Une fois le public cible défini, elle met en place une stratégie marketing adaptée pour attirer le maximum de personnes.
L’agence événementielle mettra tous les moyens en œuvre pour que la promotion soit un succès. Pour cela, elle peut se tourner vers différents canaux comme les publicités en ligne, les médias sociaux, etc. Elle peut également avoir recours à la création de supports de communication attrayants (invitations, affiches, flyers, vidéos promotionnelles). Par ailleurs, elle s’assure que le message de l’événement soit en cohérence avec son concept et son objectif.
Le soutien dans les procédures administratives
Que ce soit à Charleville-Mézières ou n’importe où ailleurs, l’organisation d’un événement implique de réunir de nombreuses personnes dans un même lieu. Or, là où il y a du monde, il peut y avoir de la panique si certains problèmes surviennent. C’est pour cette raison que les manifestations sont souvent soumises à une déclaration préalable auprès des autorités compétentes pour obtenir une autorisation administrative. Cette procédure vise à garantir la sécurité et le bon déroulement de l’événement.
En effet, lorsque la demande est réalisée, les autorités locales prennent les dispositions nécessaires pour prévenir les risques potentiels. Prendre en charge cette gestion administrative est aussi l’une des missions d’une agence événementielle. Elle peut donc vous être d’un grand soutien dans ces démarches. Généralement, les demandes d’autorisation sont effectuées à la mairie ou à la préfecture. L’agence peut vous aider à avoir les accords au plus vite.
L’analyse post-événement
Lorsque vous organisez un événement d’entreprise, l’après-événement est aussi très important. À cet effet, après les festivités, l’agence événementielle a le devoir de vous fournir un compte rendu détaillé de la gestion de l’événement. Cette démarche vise à évaluer le degré de réussite de ce dernier, afin de justifier les investissements en ressources consentis. Bien évidemment, cette analyse a également pour but de relever les éventuelles insuffisances et points à améliorer pour les fois à venir. Le bilan post-événement est donc d’une grande importance pour vous, mais aussi pour l’agence événementielle.
En résumé, pour la mise en place d’un événement en Champagne-Ardenne, il est recommandé de faire appel à une agence spécialisée. Celle-ci a pour mission de faire de votre manifestation une totale réussite. Pour cela, elle se charge de la conceptualisation, la recherche des lieux, la gestion opérationnelle, la mise en œuvre. À cela s’ajoute la gestion budgétaire, l’hygiène et la sécurité, le marketing et la promotion, le soutien dans les procédures administratives et l’analyse post-événement. En gros, elle vous facilite la vie.
