Combien coûte une convention d’entreprise ?
C’est souvent l’une des premières questions lorsqu’une entreprise commence à réfléchir à l’organisation d’une convention :
« Combien faut-il prévoir ? »
Et la réponse n’est pas aussi simple qu’un tarif par personne.
Le coût d’une convention d’entreprise dépend de nombreux éléments : le nombre de participants, le lieu, la durée, la restauration, la technique, les animations, l’hébergement ou encore la régie.
Deux conventions réunissant le même nombre de personnes peuvent ainsi avoir des budgets très différents.
Chez S’Consult Events, nous préférons donc parler de budget global et de besoins, plutôt que d’annoncer un prix unique qui ne correspondrait pas nécessairement à votre projet.
Le nombre de participants : le premier facteur qui fait évoluer le budget
C’est évidemment le premier élément à prendre en compte.
Plus le nombre de participants augmente, plus certains postes deviennent importants :
restauration ;
location du lieu ;
mobilier ;
personnel ;
sécurité ;
accueil ;
technique ;
signalétique ;
transport.
La restauration est notamment directement proportionnelle au nombre de participants.
Mais ce n’est pas le seul poste concerné.
Une salle adaptée à 40 personnes ne pourra évidemment pas accueillir 400 personnes dans les mêmes conditions.
Il faut également penser aux flux de circulation, aux espaces de restauration, aux sanitaires, aux accès et parfois aux contraintes de sécurité.
Le lieu peut représenter une part importante du budget
Le choix du lieu est souvent le premier poste que l'entreprise regarde.
Mais attention au tarif affiché.
Un lieu peut sembler parfaitement accessible financièrement lorsque l'on consulte son tarif de location, puis voir son coût réel augmenter une fois tous les besoins ajoutés.
Il faut notamment vérifier :
les espaces réellement inclus ;
le mobilier ;
les frais de ménage ;
les horaires d'installation ;
les espaces techniques ;
les cuisines ;
les espaces de restauration ;
les vestiaires ;
les équipements audiovisuels ;
les contraintes de sécurité.
Le prix de location d'une salle ne représente donc pas nécessairement le coût réel du lieu pour votre convention.
La technique événementielle peut rapidement faire évoluer le budget
Une convention professionnelle implique généralement des prises de parole.
Il faut donc permettre à chacun de voir et d'entendre correctement.
Selon le format, il peut être nécessaire de prévoir :
sonorisation ;
microphones ;
retours vidéo ;
écrans ;
vidéoprojecteurs ;
éclairage ;
régie vidéo ;
techniciens ;
captation vidéo ;
diffusion en streaming.
Une convention de 40 personnes dans une petite salle ne nécessitera évidemment pas les mêmes moyens qu'une convention réunissant plusieurs centaines de participants.
Et lorsque plusieurs intervenants se succèdent, avec des vidéos, des présentations et des changements de configuration, la technique devient une véritable composante de l'événement.
Les animations : un budget très variable
Une convention peut être très institutionnelle ou intégrer une véritable dimension événementielle.
Il est possible de prévoir :
un maître de cérémonie ;
un speaker ;
un artiste ;
une animation participative ;
une animation musicale ;
une activité de cohésion ;
un spectacle ;
une animation culinaire.
Le coût dépendra évidemment du type d'animation, du nombre de participants et de la durée.
L'important est surtout de ne pas ajouter des animations simplement pour remplir le programme.
Chaque animation doit avoir une fonction dans l'événement.
La restauration : un poste incontournable
La restauration peut représenter une part importante du budget d'une convention.
Elle dépend notamment :
du nombre de participants ;
du nombre de repas ;
du format choisi ;
du niveau de prestation ;
des boissons ;
des pauses ;
des contraintes alimentaires.
Une convention d'une demi-journée avec un cocktail déjeunatoire n'aura évidemment pas le même budget qu'une convention résidentielle avec plusieurs repas et un dîner de gala.
Dans certains cas, la restauration peut également être facturée directement aux participants.
Cela permet de sortir une partie de ce poste du budget de l'entreprise, mais cela entraîne une logistique différente : inscriptions, paiements, contrôle des participants et organisation des repas.
Lire aussi : Le gaspillage alimentaire dans l'événementiel
Et l'hébergement ?
L'hébergement est souvent traité à part.
Dans de nombreuses conventions, les participants prennent directement en charge leur nuitée.
L'entreprise peut néanmoins décider de financer l'hébergement de certaines catégories :
intervenants ;
partenaires ;
VIP ;
dirigeants ;
collaborateurs invités.
Pour une convention résidentielle, l'hébergement devient évidemment un élément central du budget.
Il faut alors également prendre en compte les transferts entre le lieu d'hébergement et le lieu de l'événement lorsque ceux-ci sont différents.
Les postes que l'on oublie souvent
C'est probablement là que les mauvaises surprises apparaissent.
Lorsqu'une entreprise établit elle-même son premier budget, elle pense généralement au lieu, au traiteur et éventuellement à la technique.
Mais de nombreux autres postes peuvent être nécessaires :
régie événementielle ;
sécurité ;
transport ;
signalétique ;
captation vidéo ;
décoration ;
assurance ;
vestiaire ;
personnel d'accueil ;
nettoyage ;
manutention ;
stockage ;
montage et démontage.
Pris séparément, certains de ces postes peuvent sembler secondaires.
Mais additionnés, ils peuvent rapidement représenter plusieurs milliers d'euros.
Aucun de ces postes n'est forcément superflu : chacun répond à un besoin précis de l'événement.
Exemple concret : quand le prix du lieu ne raconte pas toute l'histoire
Il y a quelques années, un client avait identifié directement un lieu pour organiser une convention réunissant environ 800 participants.
Le tarif de location semblait intéressant.
Mais plusieurs éléments n'avaient pas été intégrés dans le premier calcul.
Avec 800 personnes, il fallait notamment prévoir davantage de superficie pour les gradins, avec un coût supplémentaire facturé par le lieu.
La restauration nécessitait également la location d'espaces adaptés et de cuisines.
À partir d'un certain nombre de participants, des agents de sécurité supplémentaires étaient nécessaires.
Et la convention se déroulait en plein hiver.
Il fallait donc également prévoir un vestiaire ainsi que le personnel nécessaire pour le gérer.
Le lieu n'était donc pas réellement « cher ».
C'est simplement que son tarif de location ne représentait qu'une partie du coût réel de l'événement.
C'est exactement pour cette raison qu'un budget de convention doit être étudié dans son ensemble.
Quels budgets prévoir pour une convention d'entreprise ?
Il est évidemment impossible de donner un prix universel.
Mais pour donner quelques repères, voici les ordres de grandeur que nous observons selon les formats.
Convention d'une demi-journée
C'est généralement le format le plus accessible.
Lorsqu'elle se termine par un cocktail déjeunatoire et que l'ensemble des prestations est intégré, il faut compter à partir d'environ 99 € HT par personne.
Pour une petite convention de moins de 50 participants, le budget global peut commencer autour de 6 000 à 7 000 € HT, selon le lieu et les prestations nécessaires.
Convention sur une journée
Avec une journée complète, les besoins augmentent naturellement.
Une convention intégrant notamment un dîner de gala peut se situer autour de 160 à 250 € HT par personne.
Le budget dépendra notamment du standing du lieu, de la restauration, de la technique et des animations.
Convention résidentielle
Lorsque les participants restent sur place ou sont hébergés à proximité, le budget augmente encore.
Pour donner un ordre de grandeur, une convention résidentielle de deux journées peut représenter environ 360 € HT par personne, selon les prestations retenues.
Ces montants sont évidemment des ordres de grandeur et non des tarifs forfaitaires.
Et selon le nombre de participants ?
Le nombre de participants permet également de donner quelques repères.
Moins de 50 personnes
Pour une demi-journée, il faut généralement prévoir environ 6 000 à 7 000 € HT, mais le lieu et le niveau de prestation peuvent faire varier fortement cette enveloppe.
De 50 à 150 personnes
Un budget compris entre 15 000 et 30 000 € HT peut constituer un ordre de grandeur selon le format retenu
Plus de 150 personnes
À partir de 25 000 € HT, les possibilités deviennent très variables.
Une convention de 200 personnes et une convention de 800 personnes ne peuvent évidemment pas être comparées simplement au nombre de participants.
Le lieu, la technique, la sécurité, la restauration et la logistique prennent une importance croissante.
Pourquoi le budget doit être défini dès le début ?
Le budget n'est pas uniquement une contrainte.
C'est également un outil de conception.
Si nous savons dès le départ que l'enveloppe est de 20 000 €, nous allons chercher à déterminer où investir cet argent.
Faut-il privilégier le lieu ?
La technique ?
La restauration ?
Une animation forte ?
La scénographie ?
L'expérience des participants ?
Il vaut généralement mieux faire quelques choix forts que de chercher à tout intégrer avec un niveau de prestation insuffisant.
Une convention réussie ne se mesure pas uniquement à son prix
Le coût d'une convention est évidemment important.
Mais il ne faut pas oublier ce que l'événement doit produire.
Présenter une stratégie.
Partager des résultats.
Fédérer.
Motiver.
Lancer un produit.
Créer des échanges.
Valoriser les collaborateurs.
Le budget doit donc être mis en perspective avec les objectifs.
Une convention parfaitement organisée à 30 000 € peut être plus pertinente qu'une convention à 50 000 € si elle répond mieux aux objectifs de l'entreprise.
L'enjeu n'est pas de dépenser plus. C'est de dépenser au bon endroit.
S'Consult Events vous accompagne dans la construction de votre convention
Organiser une convention d'entreprise nécessite de coordonner de nombreux intervenants et de nombreux postes de dépenses.
Notre rôle est justement de vous aider à avoir une vision globale du projet.
Lieu.
Technique.
Restauration.
Animations.
Régie.
Sécurité.
Signalétique.
Intervenants.
Logistique.
Nous construisons votre événement à partir de vos objectifs, du nombre de participants et de votre budget.
S'Consult Events intervient dans les Ardennes, la Marne, le Grand Est, mais également en Belgique et au Luxembourg.
Vous avez déjà une idée du budget ?
Ou vous souhaitez simplement savoir combien votre projet pourrait réellement coûter ?
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